QUY TRÌNH TỰ MUA SẮM TRỰC TIẾP HÀNG HÓA

(theo Luật Đấu thầu)

Việc áp dụng hình thức tự thực hiện phải được ghi trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt

Quy trình tự thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 như sau:

Bước 1. Lựa chọn đơn vị lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt có gói thầu Tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất thì bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn theo hình thức chỉ định thầu rút gọn (gói thầu ≤ 500 triệu đồng)

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt không có gói thầu Tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất thì chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp thực hiện. Cá nhân được giao trực tiếp lập hồ sơ mời quan tâm phải đảm bảo điều kiện theo Luật Đấu thầu điều 16 khoản 2, cụ thể như sau:

+ Cá nhân thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1)

+ Các trường hợp khác phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

Bước 2. Lập và trình duyệt hồ sơ yêu cầu

Nội dung thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 1 điểm a

- Đơn vị lập hồ sơ tiến hành lập hồ sơ yêu cầu (xem Mẫu hồ sơ yêu cầu)

- Sau khi lập hồ sơ yêu cầu, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt, hồ sơ trình theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 1 gồm:

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt

+ Dự thảo hồ sơ yêu cầu

+ Bản chụp các tài liệu:

* Quyết định phê duyệt dự án (đối với gói thầu ở giai đoạn thực hiện đầu tư)

* Quyết định/Nghị quyết phê duyệt chủ trương đầu tư (đối với gói thầu ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư)

* Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

* Tài liệu khác liên quan

Bước 3. Lựa chọn đơn vị thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt có gói thầu Tư vấn thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu rút gọn (gói thầu ≤ 500 triệu đồng). Đơn vị tư vấn thẩm định thành lập Tổ thẩm định

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt không có gói thầu Tư vấn thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp thực hiện. Chủ đầu tư/bên mời thầu thành lập Tổ thẩm định

- Thành viên Tổ thẩm định phải đáp ứng các điều kiện theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 4 như sau:

+ Nếu là cá nhân thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

+ Thời gian công tác ≥ 3 năm (đối với vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn thì chỉ cần ≥ 1 năm)

+ Có chứng chỉ ngoại ngữ (nếu cần)

+ Không bị cấm hoạt động đấu thầu

+ Không tham gia lập hồ sơ yêu cầu

+ Không có cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, anh chị em ruột đã tham gia lập hồ sơ yêu cầu

Bước 4. Thẩm định hồ sơ yêu cầu

Nội dung thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 1 điểm b

- Trình tự thực hiện như sau:

+ Từng thành viên thẩm định lập Bản cam kết trước khi thực hiện thẩm định

+ Theo nhiệm vụ được phân công, các thành viên tiến hành thẩm định các nội dung theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 2 gồm:

* Kiểm tra các căn cứ để lập hồ sơ yêu cầu

* Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ yêu cầu so với: Quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của dự án, gói thầu; Dự toán của gói thầu; Quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật liên quan (nếu có)

* Xem xét những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ yêu cầu

* Các nội dung liên quan khác (nếu có)

+ Sau khi thẩm định xong, Tổ thẩm định (hoặc đơn vị tư vấn thẩm định) lập Báo cáo thẩm định trình chủ đầu tư

- Thời gian thẩm định: ≤ 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ trình (theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 3)

Bước 5.  Phê duyệt hồ sơ yêu cầu

Nội dung thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 1 điểm c

- Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ yêu cầu (theo Luật Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm c)

+ Căn cứ phê duyệt gồm: Tờ trình của bên mời thầu, Báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu

+ Mẫu Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu

- Thời gian phê duyệt: ≤ 10 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm i)

Bước 6. Phát hành hồ sơ yêu cầu, chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất

- Bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 2 như sau:

+ Gửi Thư mời thầu và phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu đã được lựa chọn trước đó

+ Trường hợp nhà thầu này có văn bản trả lời không có khả năng tiếp tục thực hiện thì phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu khác đáp ứng quy định tại Luật Đấu thầu 2013 điều 24 khoản 3

- Nhà thầu chuẩn bị và hồ sơ đề xuất theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 3

Bước 7. Thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu

- Nếu chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp đánh giá thì chủ đầu tư/bên mời thầu thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu, nếu thuê đơn vị tư vấn đánh giá thì đơn vị tư vấn thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu (xem Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu)

- Thành phần Tổ chuyên gia và yêu cầu đối với thành viên Tổ chuyên gia theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 116 như sau:

+ Thành phần Tổ chuyên gia gồm: chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật; chuyên gia về lĩnh vực tài chính, thương mại; chuyên gia về lĩnh vực hành chính, pháp lý; chuyên gia về lĩnh vực khác (nếu có)

+ Thành viên Tổ chuyên gia phải đáp ứng các điều kiện sau:

* Nếu là cá nhân thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

* Thời gian công tác ≥ 3 năm

- Từng thành viên tổ chuyên gia lập Bản cam kết trước khi tiến hành đánh giá (theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 1)

- Nếu thấy cần thiết thì Tổ trưởng Tổ chuyên gia ban hành quy chế làm việc của Tổ chuyên gia (theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 2)

Bước 8. Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng

Nội dung thực hiện theo quy định tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 60 khoản 4 như sau:

- Tổ chuyên gia thực hiện đánh giá trong vòng 30 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm g)

- Nội dung đánh giá như sau:

+ Cập nhật thông tin về năng lực của nhà thầu, đánh giá sự đáp ứng so với quy định trong hồ sơ yêu cầu

+ Kiểm tra các nội dung về kỹ thuật và đơn giá:

* Đánh giá sự đáp ứng về kỹ thuật so với quy định trong hồ sơ yêu cầu

* Bảo đảm đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó, đồng thời phù hợp với giá cả thị trường

+ Đánh giá tiến độ thực hiện, biện pháp cung cấp hàng hóa, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện so với quy định trong hồ sơ yêu cầu

+ Các nội dung khác theo quy định trong hồ sơ yêu cầu (nếu có)

- Tổ chuyên gia lập Báo cáo kết quả đánh giá và gửi bên mời thầu 

- Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu thực hiện gói thầu (mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng)

- Trường hợp nhà thầu không đáp ứng yêu cầu so với quy định trong hồ sơ yêu cầu thì bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu khác đáp ứng quy định tại Luật Đấu thầu 2013 điều 24 khoản 3

Bước 9. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

9.1. Trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- Bên mời thầu lập hồ sơ trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, nội dung hồ sơ trình theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4 điểm a, gồm:

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt

+ Báo cáo kết quả đánh giá của tổ chuyên gia

+ Biên bản thương thảo hợp đồng

+ Bản chụp các hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ yêu cầu, Hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan   

9.2. Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu

Đơn vị thẩm định thực hiện trong vòng ≤ 20 ngày (theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 3) như sau:

- Thẩm định các nội dung theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4 điểm b gồm:

+ Kiểm tra các tài liệu là căn cứ tổ chức lựa chọn nhà thầu

+ Kiểm tra việc tuân thủ quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu

+ Kiểm tra việc đánh giá hồ sơ đề xuất, việc tuân thủ quy định trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất

+ Kiểm tra việc tuân thủ quy định trong quá trình thương thảo hợp đồng

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa kết quả thương thảo hợp đồng so với:

* Kết quả lựa chọn nhà thầu

* Hồ sơ yêu cầu

* Hồ sơ đề xuất

+ Xem xét về những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa bên mời thầu với tổ chuyên gia và giữa các cá nhân trong tổ chuyên gia

+ Các nội dung liên quan khác

- Lập Báo cáo thẩm định gửi chủ đầu tư

9.3. Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Căn cứ hồ sơ trình của bên mời thầu và báo cáo thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm đ) như sau:

- Mẫu Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- Thời gian phê duyệt: < 10 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm k)

9.4. Công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Bên mời thầu thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 20 khoản 6 như sau:

- Đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, cách thức thực hiện theo Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT điều 19

- Gửi Văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho nhà thầu:

+ Nội dung thông báo gồm:

* Các thông tin về nhà thầu trúng thầu: Tên nhà thầu trúng thầu; Giá trúng thầu; Loại hợp đồng; Thời gian thực hiện hợp đồng

* Kế hoạch hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu

+ Thời hạn gửi văn bản thông báo: < 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm n)

Bước 10. Ký kết hợp đồng

- Căn cứ thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà thầu trúng thầu tiến hành hoàn thiện, ký hợp đồng và gửi cho bên mời thầu

- Sau khi nhận được hợp đồng do nhà thầu trúng thầu đã hoàn thiện và ký, bên mời thầu kiểm tra trước khi trình chủ đầu tư ký kết hợp đồng như sau:

+ Kiểm tra các điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật Đấu thầu điều 64 bao gồm:

* Tại thời điểm ký kết hợp đồng, hồ sơ đề xuất của nhà thầu phải còn hiệu lực

* Tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu (trường hợp cần thiết thì chủ đầu tư tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu)

* Bảo đảm các điều kiện về vốn (tạm ứng, thanh toán), mặt bằng và các điều kiện khác để triển khai thực hiện theo đúng tiến độ

+ Trường hợp đủ điều kiện thì trình chủ đầu tư ký kết hợp đồng với nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 65 khoản 1)

Bước 11. Lưu trữ hồ sơ lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 10