QUY TRÌNH CHỈ
ĐỊNH THẦU THÔNG THƯỜNG GÓI THẦU MUA SẮM
(theo Luật Đấu
thầu)
Quy
trình thực hiện theo Nghị định
63/2014/NĐ-CP điều 55 như sau:
Bước 1. Lựa chọn đơn vị lập
hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề
xuất
-
Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu
được duyệt có gói thầu Tư vấn lập
hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề
xuất thì bên mời thầu tổ chức lựa
chọn nhà thầu tư vấn theo hình thức chỉ định thầu rút
gọn
(gói thầu ≤ 500 triệu đồng)
-
Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu
được duyệt không có gói thầu Tư vấn
lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ
đề xuất thì chủ đầu tư/bên mời
thầu trực tiếp thực hiện. Cá nhân
được giao trực tiếp lập hồ sơ
mời quan tâm phải đảm bảo điều
kiện theo
Luật Đấu thầu điều 16 khoản 2, cụ
thể như sau:
+ Cá nhân thuộc
Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ
hành nghề đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 1)
+ Các
trường hợp khác phải có chứng chỉ đào tạo về
đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)
Bước
2. Lập và trình duyệt hồ sơ yêu cầu
- Đơn
vị lập hồ sơ tiến hành lập hồ sơ
yêu cầu (xem Mẫu hồ sơ yêu cầu)
- Sau khi lập
hồ sơ yêu cầu, bên mời thầu trình chủ
đầu tư phê duyệt, hồ sơ trình theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 1 gồm:
+ Dự thảo
hồ sơ yêu cầu
+ Bản chụp
các tài liệu:
* Quyết
định phê duyệt dự án (đối với gói
thầu ở giai đoạn thực hiện đầu
tư)
* Quyết
định/Nghị quyết phê duyệt chủ
trương đầu tư (đối với gói
thầu ở giai đoạn chuẩn bị đầu
tư)
* Quyết
định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà
thầu
* Tài liệu khác
liên quan
Bước
3. Lựa chọn đơn vị thẩm định hồ
sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu
-
Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu
được duyệt có gói thầu Tư vấn thẩm
định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa
chọn nhà thầu thì bên mời thầu tổ chức
lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu rút
gọn
(gói thầu ≤ 500 triệu đồng). Đơn
vị tư vấn thẩm định thành lập Tổ
thẩm định
-
Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu
được duyệt không có gói thầu Tư vấn
thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết
quả lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu
tư/bên mời thầu trực tiếp thực hiện. Chủ
đầu tư/bên mời thầu thành lập Tổ
thẩm định
-
Thành viên Tổ thẩm định phải đáp ứng
các điều kiện theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT
điều 4 như sau:
+ Nếu là cá nhân
thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu
hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có
chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có
chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng
phải có chứng chỉ đào
tạo về đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)
+ Thời gian công tác ≥ 3 năm (đối với
vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn thì chỉ cần
≥ 1 năm)
+ Có chứng chỉ ngoại ngữ
(nếu cần)
+ Không bị cấm hoạt động
đấu thầu
+ Không tham gia lập hồ sơ yêu cầu
+ Không có cha mẹ đẻ,
cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, vợ hoặc
chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, anh chị em ruột đã tham gia lập
hồ sơ yêu cầu
Bước
4. Thẩm định hồ sơ yêu cầu
- Trình tự
thực hiện như sau:
+ Từng thành viên thẩm
định lập Bản cam kết trước khi thực hiện thẩm
định
+ Theo
nhiệm vụ được
phân công, các thành viên tiến hành thẩm định các nội
dung theo Nghị định
63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 2 gồm:
* Kiểm tra các căn cứ để
lập hồ sơ yêu cầu
* Kiểm tra sự phù hợp về
nội dung của hồ sơ yêu cầu so với: Quy mô, mục
tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của
dự án, gói thầu; Dự toán của gói thầu; Quy định
của pháp luật về đấu thầu và pháp luật
liên quan (nếu có)
* Xem xét những ý kiến khác nhau (nếu
có) giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ
yêu cầu
* Các nội dung liên quan khác (nếu
có)
+ Sau khi thẩm định xong, Tổ thẩm
định (hoặc đơn vị tư vấn thẩm
định) lập Báo cáo thẩm định trình chủ đầu tư
- Thời gian
thẩm định: ≤ 20 ngày kể từ ngày nhận
được đầy đủ hồ sơ trình (theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 3)
Bước
5. Phê duyệt hồ sơ yêu
cầu
- Chủ
đầu tư phê duyệt hồ sơ yêu cầu (theo Luật
Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm c)
+ Căn cứ
phê duyệt gồm: Tờ trình của bên mời thầu,
Báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu
+ Mẫu Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu
cầu
- Thời gian phê
duyệt: ≤ 10 ngày kể từ ngày nhận được
báo cáo thẩm định (theo Luật
Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm i)
Bước
6. Phát hành hồ sơ yêu cầu, chuẩn bị và nộp
hồ sơ đề xuất
- Bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu
cho nhà thầu đáp ứng
các điều kiện sau:
+ Có đủ năng lực, kinh nghiệm
thực hiện gói thầu
+ Có tư cách hợp lệ theo quy định tại Luật Đấu thầu
điều 5 khoản 1 bao gồm:
* Có đăng ký thành lập,
hoạt động
* Hạch toán tài chính độc lập
* Không đang trong quá trình giải thể
hoặc đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ
không có khả năng chi trả
* Đã đăng ký trên hệ thống
mạng đấu thầu quốc gia
* Đối với nhà thầu nước
ngoài khi tham dự thầu tại Việt Nam thì phải liên
danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng
nhà thầu phụ trong nước (trừ trường hợp
nhà thầu trong nước không đủ năng lực
tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu)
- Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề
xuất và nộp theo quy định của hồ sơ yêu
cầu
Bước
7. Thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu
- Nếu chủ
đầu tư/bên mời thầu trực tiếp đánh
giá thì chủ đầu tư/bên mời thầu thành
lập Tổ chuyên gia đấu thầu, nếu thuê đơn
vị tư vấn đánh giá thì đơn vị tư
vấn thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu (xem Quyết định thành lập Tổ chuyên gia
đấu thầu)
- Thành phần
Tổ chuyên gia và yêu cầu đối với thành viên
Tổ chuyên gia theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 116 như sau:
+ Thành phần
Tổ chuyên gia gồm: chuyên gia về lĩnh vực kỹ
thuật; chuyên gia về lĩnh vực tài chính,
thương mại; chuyên gia về lĩnh vực hành chính,
pháp lý; chuyên gia về lĩnh vực khác (nếu có)
+ Thành viên Tổ chuyên gia phải đáp ứng các điều
kiện sau:
* Nếu là cá nhân
thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu
hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có
chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có
chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng
phải có chứng chỉ đào
tạo về đấu thầu (theo Công văn số
2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)
* Thời gian công tác ≥ 3 năm
- Từng thành
viên tổ chuyên gia lập Bản cam kết trước khi tiến hành đánh giá (theo Thông tư
23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 1)
- Nếu thấy
cần thiết thì Tổ trưởng Tổ chuyên gia ban
hành quy chế làm việc của Tổ chuyên gia (theo Thông tư
23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 2)
Bước
8. Đánh giá hồ sơ đề xuất
Tổ chuyên gia
thực hiện đánh giá trong vòng 30 ngày đối với
đấu thầu trong nước và 45 ngày đối
với đấu thầu quốc tế (theo Luật Đấu thầu
điều 12 khoản 1 điểm g)
Trong quá trình đánh
giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến
thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi,
bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của
hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự
đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu thực
hiện gói thầu
Trình tự đánh
giá thực hiện như sau:
Bước 1. Kiểm tra và đánh giá tính hợp
lệ của hồ sơ đề xuất
- Tổ chuyên gia
kiểm tra các nội dung gồm:
+ Kiểm tra
số lượng bản gốc, bản chụp hồ
sơ: đủ hay thiếu
+ Kiểm tra thành
phần hồ sơ:
* Đơn
đề xuất chỉ định thầu: có hay không có
* Thỏa thuận
liên danh (đối với nhà thầu là liên danh): có hay không
có
* Giấy ủy
quyền ký đơn đề xuất chỉ định
thầu (trường hợp ủy quyền ký đơn
dự thầu): có hay không có
* Các tài liệu
chứng minh tư cách hợp lệ: có hay không có
* Tài liệu
chứng minh năng lực và kinh nghiệm: có hay không có
* Đề
xuất về kỹ thuật: có hay không có
* Đề
xuất về giá: có/không
* Các thành phần
khác thuộc hồ sơ (theo yêu cầu trong hồ sơ
yêu cầu): có hay không có
+ Kiểm tra
sự thống nhất nội dung giữa bản gốc
và bản chụp hồ sơ: thống nhất hay không
thống nhất (nếu có nội dung không thống
nhất thì nêu rõ nội dung nào)
- Tổ chuyên gia
đánh giá hồ sơ của nhà thầu là hợp lệ
nếu đáp ứng tất cả các nội dung bao
gồm:
+ Có bản gốc
+ Có đơn
đề xuất chỉ định thầu
được ký bởi người đại diện
theo pháp luật của nhà thầu (nếu ủy quyền
thì phải kèm theo giấy ủy quyền hợp pháp);
đối với nhà thầu liên danh thì đơn dự
thầu phải được ký bởi người
đại diện theo pháp luật của từng thành viên
liên danh (nếu thành viên đứng đầu ký
đại diện cho liên danh thì phải kèm theo thỏa
thuận liên danh được đại diện hợp
pháp của từng thành viên liên danh ký tên)
+ Giá dự
thầu ghi phải cụ thể, cố định
bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic
với bảng tổng hợp giá dự thầu, không
đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có
kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ
đầu tư, bên mời thầu
+ Hiệu lực
của hồ sơ đề xuất đáp ứng theo quy
định trong hồ sơ yêu cầu
+ Bảo
đảm tư cách hợp lệ theo Luật
Đấu thầu điều 5 khoản 1
+ Có đủ
điều kiện năng lực hoạt động theo
quy định của pháp luật chuyên ngành
Bước 2. Đánh giá về kỹ thuật
Tổ chuyên gia
thực hiện theo nguyên tắc và trình tự như sau:
- Căn cứ vào
tiêu chuẩn đánh giá trong hồ sơ yêu cầu và sử
dụng tiêu chí ĐẠT/KHÔNG ĐẠT để đánh
giá
- Đánh giá
lần lượt các nội dung theo tiêu chuẩn đánh
giá
Bước 3. Đánh giá về tài chính
Tổ chuyên gia
thực hiện theo trình tự như sau:
- Xác định
giá đề xuất chỉ định thầu: là giá ghi
trong đơn đề xuất chỉ định
thầu (không trừ đi giá trị giảm giá, nếu có)
- Sửa lỗi:
+ Đối
với lỗi số học:
* Trường
hợp cộng, trừ, nhân, chia không chính xác thì lấy
số liệu trong bảng phân tích đơn giá chi tiết
để sửa lỗi số học
* Trường
hợp không nhất quán giữa cột đơn giá và
cột thành tiền thì lấy ĐƠN GIÁ để
sửa lỗi
* Nếu
ĐƠN GIÁ có sự sai khác bất thường do lỗi
hệ thập phân (10 lần, 100 lần, 1.000 lần) thì
lấy THÀNH TIỀN để sửa lỗi
+ Đối
với các lỗi khác:
* Nếu cột
đơn giá không có đơn giá thi ĐƠN GIÁ
được xác định bằng cách chia THÀNH TIỀN
cho SỐ LƯỢNG
* Nếu
cột thành tiền không có THÀNH TIỀN thì THÀNH TIỀN
được xác định bằng cách nhân SỐ
LƯỢNG với ĐƠN GIÁ
* Nếu cột
số lượng không có SỐ LƯỢNG thì SỐ
LƯỢNG được xác định bằng cách chia
THÀNH TIỀN cho ĐƠN GIÁ (sau khi xác định, nếu khác với số lượng
nêu trong hồ sơ yêu cầu thì đó là sai
lệch về phạm vi cung cấp và tiến hành hiệu
chỉnh sai lệch)
* Nếu
nhầm đơn vị tính thì sửa lại cho phù
hợp với yêu cầu của hồ sơ yêu cầu
* Nếu có
sai khác so với nội dung thuộc đề xuất
kỹ thuật thì nội dung thuộc đề xuất
kỹ thuật sẽ là cơ sở để sửa lỗi
- Hiệu chỉnh
sai lệch:
+ Trường
hợp có sai lệch về phạm vi cung cấp thì: giá
trị phần chào thiếu sẽ được cộng
thêm vào, giá trị phần chào thừa sẽ
được trừ đi (theo đơn giá tương
ứng trong hồ sơ đề xuất)
* Nếu trong
hồ sơ đề xuất có sai lệch mà không có
đơn giá tương ứng thì lấy đơn giá
trong dự toán gói thầu làm cơ sở hiệu chỉnh
sai lệch
* Nếu không
có đơn giá trong dự toán gói thầu thì: căn cứ
vào đơn giá hình thành giá gói thầu làm cơ sở
hiệu chỉnh sai lệch
+ Trường
hợp chào thiếu thuế, phí, lệ phí thì: cộng các
chi phí đó vào giá đề xuất chỉ định
thầu
+ Trường
hợp có thư giảm giá thì: việc hiệu chỉnh sai
lệch được thực hiện trên cơ sở giá
đề xuất chỉ định thầu chưa
trừ đi giá trị giảm giá; tỷ lệ phần
trăm (%) của sai lệch thiếu được xác
định trên cơ sở so với giá ghi trong đơn
đề xuất chỉ định thầu
- Xác định
giá đề xuất chỉ định thầu sau sửa
lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị
giảm giá (nếu có)
- Chuyển
đổi giá đề xuất chỉ định
thầu sang một đồng tiền chung (nếu có):
căn cứ tỷ giá quy đổi quy định trong
hồ sơ yêu cầu để thực hiện
- Xác định
giá đề nghị chỉ định thầu: là giá
đề xuất chỉ định thầu sau sửa
lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá
trị giảm giá (nếu có) và chuyển đổi sang
một đồng tiền chung (nếu có)
Bước 4. Báo cáo kết quả đánh giá
Tổ chuyên gia lập Báo cáo kết quả đánh giá và gửi bên mời thầu
Bước
9. Thương thảo hợp đồng
- Việc
thương thảo hợp đồng giữa bên mời
thầu và nhà thầu được thực hiện song
song trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất (mẫu
Biên bản thương thảo
hợp đồng)
- Nhà thầu
được đề nghị chỉ định thầu
khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện bao
gồm:
+ Có hồ sơ
đề xuất hợp lệ
+ Có năng
lực, kinh nghiệm và đề xuất kỹ thuật
đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêu cầu
+ Có giá đề
nghị chỉ định thầu không vượt dự
toán gói thầu được duyệt
Bước
10. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết
quả lựa chọn nhà thầu
10.1. Trình duyệt kết quả lựa chọn
nhà thầu
- Bên mời
thầu lập hồ
sơ trình chủ đầu tư phê duyệt kết
quả lựa chọn nhà thầu (theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 20 khoản 1)
- Nội dung
hồ sơ trình theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4
điểm a, gồm:
+ Báo cáo kết
quả đánh giá của tổ chuyên gia
+ Biên bản
thương thảo hợp đồng
+ Bản chụp
các hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ yêu cầu, Hồ
sơ đề xuất và các tài liệu liên quan
10.2. Thẩm định kết quả lựa
chọn nhà thầu
Đơn vị
thẩm định thực hiện trong vòng ≤ 20
ngày (theo Thông tư
19/2015/TT-BKHĐT điều 3) như sau:
- Thẩm định
các nội dung theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4 điểm
b gồm:
+ Kiểm tra
các tài liệu là căn cứ tổ chức lựa
chọn nhà thầu
+ Kiểm tra
việc tuân thủ quy định về thời gian trong
quá trình lựa chọn nhà thầu
+ Kiểm tra
việc đánh giá hồ sơ đề xuất, việc
tuân thủ quy định trong quá trình đánh giá hồ
sơ đề xuất
+ Kiểm tra việc tuân
thủ quy định trong quá trình thương thảo
hợp đồng
+ Kiểm tra sự phù
hợp giữa kết quả thương thảo hợp
đồng so với:
* Kết quả
lựa chọn nhà thầu
* Hồ sơ yêu cầu
* Hồ sơ
đề xuất
+ Xem xét về những
ý kiến khác nhau (nếu có) giữa bên mời thầu
với tổ chuyên gia và giữa các cá nhân trong tổ chuyên
gia
+ Các nội dung liên quan khác
- Lập Báo cáo
thẩm định gửi chủ
đầu tư
10.3. Phê duyệt kết quả lựa chọn
nhà thầu
Căn cứ hồ sơ trình của bên mời
thầu và báo cáo thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt kết
quả lựa chọn nhà thầu (theo Luật
Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm
đ) như sau:
- Mẫu Quyết định phê duyệt
kết quả lựa chọn nhà thầu
- Thời gian phê duyệt: < 10 ngày kể từ ngày nhận
được báo cáo thẩm định (theo Luật
Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm k)
10.4. Công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Bên mời thầu thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 20
khoản 6 như sau:
- Đăng tải kết quả
lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng
đấu thầu quốc gia, cách thức thực hiện
theo Thông
tư 11/2019/TT-BKHĐT điều 19
- Gửi Văn bản thông báo kết quả lựa
chọn nhà thầu cho nhà
thầu:
+ Nội dung thông
báo gồm:
* Các thông tin về
nhà thầu trúng thầu: Tên nhà thầu trúng thầu; Giá trúng
thầu; Loại hợp đồng; Thời gian thực
hiện hợp đồng
* Kế hoạch
hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà
thầu
+ Thời hạn
gửi văn bản thông báo: < 05 ngày làm việc
kể từ ngày phê duyệt kết quả lựa chọn
nhà thầu (theo Luật
Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm n)
Bước
11. Ký kết hợp đồng
- Căn cứ
thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà
thầu trúng thầu tiến hành hoàn thiện, ký hợp
đồng và gửi cho bên mời thầu
- Sau khi nhận
được hợp đồng do nhà thầu trúng
thầu đã hoàn thiện và ký, bên mời thầu kiểm
tra trước khi trình chủ
đầu tư ký kết hợp đồng như sau:
+ Kiểm tra các
điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật
Đấu thầu điều 64 bao gồm:
* Tại thời
điểm ký kết hợp đồng, hồ sơ
đề xuất của nhà thầu phải còn hiệu
lực
* Tại thời
điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu
phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về
năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện
gói thầu (trường hợp cần thiết thì chủ đầu tư tiến hành xác minh thông tin về
năng lực của nhà thầu)
* Bảo
đảm các điều kiện về vốn (tạm
ứng, thanh toán), mặt bằng và các điều kiện
khác để triển khai thực hiện theo đúng
tiến độ
+ Trường
hợp đủ điều kiện thì trình chủ
đầu tư ký kết hợp đồng với nhà thầu
(theo Luật
Đấu thầu điều 65 khoản 1)
Bước
12. Lưu trữ hồ sơ lựa chọn nhà thầu
Chủ
đầu tư thực hiện theo Nghị
định 63/2014/NĐ-CP điều 10
