Chuyên mục:

QUY TRÌNH CHỈ ĐỊNH THẦU THÔNG THƯỜNG GÓI THẦU HỖN HỢP

(theo Luật Đấu thầu)

Quy trình thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 55 như sau:

Bước 1. Lựa chọn đơn vị lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt có gói thầu Tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất thì bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn theo hình thức chỉ định thầu rút gọn (gói thầu ≤ 500 triệu đồng)

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt không có gói thầu Tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất thì chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp thực hiện. Cá nhân được giao trực tiếp lập hồ sơ mời quan tâm phải đảm bảo điều kiện theo Luật Đấu thầu điều 16 khoản 2, cụ thể như sau:

+ Cá nhân thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1)

+ Các trường hợp khác phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

Bước 2. Lập và trình duyệt hồ sơ yêu cầu

- Đơn vị lập hồ sơ tiến hành lập hồ sơ yêu cầu (xem Mẫu hồ sơ yêu cầu)

- Sau khi lập hồ sơ yêu cầu, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt, hồ sơ trình theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 1 gồm:

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt

+ Dự thảo hồ sơ yêu cầu

+ Bản chụp các tài liệu:

* Quyết định phê duyệt dự án (đối với gói thầu ở giai đoạn thực hiện đầu tư)

* Quyết định/Nghị quyết phê duyệt chủ trương đầu tư (đối với gói thầu ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư)

* Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

* Tài liệu khác liên quan

Bước 3. Lựa chọn đơn vị thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt có gói thầu Tư vấn thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu theo hình thức chỉ định thầu rút gọn (gói thầu ≤ 500 triệu đồng). Đơn vị tư vấn thẩm định thành lập Tổ thẩm định

- Nếu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt không có gói thầu Tư vấn thẩm định hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu thì chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp thực hiện. Chủ đầu tư/bên mời thầu thành lập Tổ thẩm định

- Thành viên Tổ thẩm định phải đáp ứng các điều kiện theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 4 như sau:

+ Nếu là cá nhân thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

+ Thời gian công tác ≥ 3 năm (đối với vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn thì chỉ cần ≥ 1 năm)

+ Có chứng chỉ ngoại ngữ (nếu cần)

+ Không bị cấm hoạt động đấu thầu

+ Không tham gia lập hồ sơ yêu cầu

+ Không có cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con r, anh chị em ruột đã tham gia lập hồ sơ yêu cầu

Bước 4. Thẩm định hồ sơ yêu cầu

- Trình tự thực hiện như sau:

+ Từng thành viên thẩm định lập Bản cam kết trước khi thực hiện thẩm định

+ Theo nhiệm vụ được phân công, các thành viên tiến hành thẩm định các nội dung theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 105 khoản 2 gồm:

* Kiểm tra các căn cứ để lập hồ sơ yêu cầu

* Kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ yêu cầu so với: Quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của dự án, gói thầu; Dự toán của gói thầu; Quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật liên quan (nếu có)

* Xem xét những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ yêu cầu

* Các nội dung liên quan khác (nếu có)

+ Sau khi thẩm định xong, Tổ thẩm định (hoặc đơn vị tư vấn thẩm định) lập Báo cáo thẩm định trình chủ đầu tư

- Thời gian thẩm định: ≤ 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ trình (theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 3)

Bước 5.  Phê duyệt hồ sơ yêu cầu

- Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ yêu cầu (theo Luật Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm c)

+ Căn cứ phê duyệt gồm: Tờ trình của bên mời thầu, Báo cáo thẩm định hồ sơ yêu cầu

+ Mẫu Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu

- Thời gian phê duyệt: ≤ 10 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm i)

Bước 6. Phát hành hồ sơ yêu cầu, chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất

- Bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu

+ Có tư cách hợp lệ theo quy định tại Luật Đấu thầu điều 5 khoản 1 bao gồm:

* Có đăng ký thành lập, hoạt động

* Hạch toán tài chính độc lập

* Không đang trong quá trình giải thể hoặc đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ không có khả năng chi trả

* Đã đăng ký trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

* Đối với nhà thầu nước ngoài khi tham dự thầu tại Việt Nam thì phải liên danh với nhà thầu trong nước hoặc sử dụng nhà thầu phụ trong nước (trừ trường hợp nhà thầu trong nước không đủ năng lực tham gia vào bất kỳ phần công việc nào của gói thầu)

- Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất và nộp theo quy định của hồ sơ yêu cầu

Bước 7. Thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu

- Nếu chủ đầu tư/bên mời thầu trực tiếp đánh giá thì chủ đầu tư/bên mời thầu thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu, nếu thuê đơn vị tư vấn đánh giá thì đơn vị tư vấn thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu (xem Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu)

- Thành phần Tổ chuyên gia và yêu cầu đối với thành viên Tổ chuyên gia theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 116 như sau:

+ Thành phần Tổ chuyên gia gồm: chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật; chuyên gia về lĩnh vực tài chính, thương mại; chuyên gia về lĩnh vực hành chính, pháp lý; chuyên gia về lĩnh vực khác (nếu có)

+ Thành viên Tổ chuyên gia phải đáp ứng các điều kiện sau:

* Nếu là cá nhân thuộc đơn vị tư vấn đấu thầu hoặc thuộc Ban QLDA chuyên ngành/khu vực thì phải có chứng chỉ hành nghề đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 1); các trường hợp khác không cần có chứng chỉ hành nghề đấu thầu nhưng phải có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu (theo Công văn số 2683/BKHĐT-QLĐT mục 2)

* Thời gian công tác ≥ 3 năm

- Từng thành viên tổ chuyên gia lập Bản cam kết trước khi tiến hành đánh giá (theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 1)

- Nếu thấy cần thiết thì Tổ trưởng Tổ chuyên gia ban hành quy chế làm việc của Tổ chuyên gia (theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT điều 6 khoản 2)

Bước 8. Đánh giá hồ sơ đề xuất

Tổ chuyên gia thực hiện đánh giá trong vòng 30 ngày đối với đấu thầu trong nước và 45 ngày đối với đấu thầu quốc tế (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm g)

Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu thực hiện gói thầu

Trình tự đánh giá thực hiện như sau:

Bước 1. Kiểm tra và đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất

- Tổ chuyên gia kiểm tra các nội dung gồm:

+ Kiểm tra số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ: đủ hay thiếu

+ Kiểm tra thành phần hồ sơ:

* Đơn đề xuất chỉ định thầu: có hay không có

* Thỏa thuận liên danh (đối với nhà thầu là liên danh): có hay không có

* Giấy ủy quyền ký đơn đề xuất chỉ định thầu (trường hợp ủy quyền ký đơn dự thầu): có hay không có

* Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ: có hay không có

* Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm: có hay không có

* Đề xuất về kỹ thuật: có hay không có

* Đề xuất về giá: có/không

* Các thành phần khác thuộc hồ sơ (theo yêu cầu trong hồ sơ yêu cầu): có hay không có

+ Kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp hồ sơ: thống nhất hay không thống nhất (nếu có nội dung không thống nhất thì nêu rõ nội dung nào)

- Tổ chuyên gia đánh giá hồ sơ của nhà thầu là hợp lệ nếu đáp ứng tất cả các nội dung bao gồm:

+ Có bản gốc

+ Có đơn đề xuất chỉ định thầu được ký bởi người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu ủy quyền thì phải kèm theo giấy ủy quyền hợp pháp); đối với nhà thầu liên danh thì đơn dự thầu phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của từng thành viên liên danh (nếu thành viên đứng đầu ký đại diện cho liên danh thì phải kèm theo thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên)

+ Giá dự thầu ghi phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với bảng tổng hợp giá dự thầu, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu

+ Hiệu lực của hồ sơ đề xuất đáp ứng theo quy định trong hồ sơ yêu cầu

+ Bảo đảm tư cách hợp lệ theo Luật Đấu thầu điều 5 khoản 1

+ Có đủ điều kiện năng lực hoạt động theo quy định của pháp luật chuyên ngành

Bước 2. Đánh giá về kỹ thuật

Tổ chuyên gia thực hiện theo nguyên tắc và trình tự như sau:

- Căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá trong hồ sơ yêu cầu và sử dụng tiêu chí ĐẠT/KHÔNG ĐẠT để đánh giá

- Đánh giá lần lượt các nội dung theo tiêu chuẩn đánh giá

Bước 3. Đánh giá về tài chính

Tổ chuyên gia thực hiện theo trình tự như sau:

- Xác định giá đề xuất chỉ định thầu: là giá ghi trong đơn đề xuất chỉ định thầu (không trừ đi giá trị giảm giá, nếu có)

- Sửa lỗi:

+ Đối với lỗi số học:

* Trường hợp cộng, trừ, nhân, chia không chính xác thì lấy số liệu trong bảng phân tích đơn giá chi tiết để sửa lỗi số học

* Trường hợp không nhất quán giữa cột đơn giá và cột thành tiền thì lấy ĐƠN GIÁ để sửa lỗi

* Nếu ĐƠN GIÁ có sự sai khác bất thường do lỗi hệ thập phân (10 lần, 100 lần, 1.000 lần) thì lấy THÀNH TIỀN để sửa lỗi

+ Đối với các lỗi khác:

* Nếu cột đơn giá không có đơn giá thi ĐƠN GIÁ được xác định bằng cách chia THÀNH TIỀN cho SỐ LƯỢNG

* Nếu cột thành tiền không có THÀNH TIỀN thì THÀNH TIỀN được xác định bằng cách nhân SỐ LƯỢNG với ĐƠN GIÁ

* Nếu cột số lượng không có SỐ LƯỢNG thì SỐ LƯỢNG được xác định bằng cách chia THÀNH TIỀN cho ĐƠN GIÁ (sau khi xác định, nếu khác với số lượng nêu trong hồ sơ yêu cầu thì đó là sai lệch về phạm vi cung cấp và tiến hành hiệu chỉnh sai lệch)

* Nếu nhầm đơn vị tính thì sửa lại cho phù hợp với yêu cầu của hồ sơ yêu cầu

* Nếu có sai khác so với nội dung thuộc đề xuất kỹ thuật thì nội dung thuộc đề xuất kỹ thuật sẽ là cơ sở để sửa lỗi

- Hiệu chỉnh sai lệch:

+ Trường hợp có sai lệch về phạm vi cung cấp thì: giá trị phần chào thiếu sẽ được cộng thêm vào, giá trị phần chào thừa sẽ được trừ đi (theo đơn giá tương ứng trong hồ sơ đề xuất)

* Nếu trong hồ sơ đề xuất có sai lệch mà không có đơn giá tương ứng thì lấy đơn giá trong dự toán gói thầu làm cơ sở hiệu chỉnh sai lệch

* Nếu không có đơn giá trong dự toán gói thầu thì: căn cứ vào đơn giá hình thành giá gói thầu làm cơ sở hiệu chỉnh sai lệch

+ Trường hợp chào thiếu thuế, phí, lệ phí thì: cộng các chi phí đó vào giá đề xuất chỉ định thầu

+ Trường hợp có thư giảm giá thì: việc hiệu chỉnh sai lệch được thực hiện trên cơ sở giá đề xuất chỉ định thầu chưa trừ đi giá trị giảm giá; tỷ lệ phần trăm (%) của sai lệch thiếu được xác định trên cơ sở so với giá ghi trong đơn đề xuất chỉ định thầu

- Xác định giá đề xuất chỉ định thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có)

- Chuyển đổi giá đề xuất chỉ định thầu sang một đồng tiền chung (nếu có): căn cứ tỷ giá quy đổi quy định trong hồ sơ yêu cầu để thực hiện

- Xác định giá đề nghị chỉ định thầu: là giá đề xuất chỉ định thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) và chuyển đổi sang một đồng tiền chung (nếu có)

Bước 4. Báo cáo kết quả đánh giá

Tổ chuyên gia lập Báo cáo kết quả đánh giá và gửi bên mời thầu 

Bước 9. Thương thảo hợp đồng

- Việc thương thảo hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu được thực hiện song song trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất (mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng)

- Nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện bao gồm:

+ Có hồ sơ đề xuất hợp lệ

+ Có năng lực, kinh nghiệm và đề xuất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của hồ sơ yêu cầu

+ Có giá đề nghị chỉ định thầu không vượt dự toán gói thầu được duyệt

Bước 10. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

10.1. Trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- Bên mời thầu lập hồ sơ trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 20 khoản 1)

- Nội dung hồ sơ trình theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4 điểm a, gồm:

+ Tờ trình đề nghị phê duyệt

+ Báo cáo kết quả đánh giá của tổ chuyên gia

+ Biên bản thương thảo hợp đồng

+ Bản chụp các hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ yêu cầu, Hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan   

10.2. Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu

Đơn vị thẩm định thực hiện trong vòng ≤ 20 ngày (theo Thông tư 19/2015/TT-BKHĐT điều 3) như sau:

- Thẩm định các nội dung theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 106 khoản 4 điểm b gồm:

+ Kiểm tra các tài liệu là căn cứ tổ chức lựa chọn nhà thầu

+ Kiểm tra việc tuân thủ quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu

+ Kiểm tra việc đánh giá hồ sơ đề xuất, việc tuân thủ quy định trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất

+ Kiểm tra việc tuân thủ quy định trong quá trình thương thảo hợp đồng

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa kết quả thương thảo hợp đồng so với:

* Kết quả lựa chọn nhà thầu

* Hồ sơ yêu cầu

* Hồ sơ đề xuất

+ Xem xét về những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa bên mời thầu với tổ chuyên gia và giữa các cá nhân trong tổ chuyên gia

+ Các nội dung liên quan khác

- Lập Báo cáo thẩm định gửi chủ đầu tư

10.3. Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Căn cứ hồ sơ trình của bên mời thầu và báo cáo thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 74 khoản 1 điểm đ) như sau:

- Mẫu Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- Thời gian phê duyệt: < 10 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm k)

10.4. Công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Bên mời thầu thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 20 khoản 6 như sau:

- Đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, cách thức thực hiện theo Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT điều 19

- Gửi Văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho nhà thầu:

+ Nội dung thông báo gồm:

* Các thông tin về nhà thầu trúng thầu: Tên nhà thầu trúng thầu; Giá trúng thầu; Loại hợp đồng; Thời gian thực hiện hợp đồng

* Kế hoạch hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu

+ Thời hạn gửi văn bản thông báo: < 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 12 khoản 1 điểm n)

Bước 11. Ký kết hợp đồng

- Căn cứ thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà thầu trúng thầu tiến hành hoàn thiện, ký hợp đồng và gửi cho bên mời thầu

- Sau khi nhận được hợp đồng do nhà thầu trúng thầu đã hoàn thiện và ký, bên mời thầu kiểm tra trước khi trình chủ đầu tư ký kết hợp đồng như sau:

+ Kiểm tra các điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật Đấu thầu điều 64 bao gồm:

* Tại thời điểm ký kết hợp đồng, hồ sơ đề xuất của nhà thầu phải còn hiệu lực

* Tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu (trường hợp cần thiết thì chủ đầu tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu)

* Bảo đảm các điều kiện về vốn (tạm ứng, thanh toán), mặt bằng và các điều kiện khác để triển khai thực hiện theo đúng tiến độ

+ Trường hợp đủ điều kiện thì trình chủ đầu tư ký kết hợp đồng với nhà thầu (theo Luật Đấu thầu điều 65 khoản 1)

Bước 12. Lưu trữ hồ sơ lựa chọn nhà thầu

Chủ đầu tư thực hiện theo Nghị định 63/2014/NĐ-CP điều 10

-1